Rozstanie z pracownikiem

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Rozstanie z pracownikiem, choć jest wpisane w standardowe funkcjonowanie firm, zwykle nie należy do przyjemnych doświadczeń, w szczególności jeśli przyczyną zakończenia umowy o pracę są względy ekonomiczne pracodawcy, na skutek – jak chociażby aktualnie – spowolnienia gospodarczego wywołanego pandemią COVID-19.

Przeprowadzenie procesu zwolnień jest wyzwaniem dla pracodawcy, gdyż wymaga od niego skrupulatnej weryfikacji wielu czynników i przestrzegania procedur. Tymczasem pośpiech i brak należytego zaplanowania tego procesu sprzyjają popełnianiu błędów, których skutkiem są wieloletnie spory sądowe, znaczne koszty oraz negatywny PR dla pracodawcy.

Na skutek pandemii Covid-19, wprowadzony w wielu przedsiębiorstwach wymóg pracy zdalnej, wymusza przeprowadzenie zwolnień pracowników bez osobistej styczności z pracodawcą.
Warto zatem wiedzieć, na co zwracać uwagę, aby oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę było nie tylko skuteczne, ale przede wszystkim zgodne z prawem.

 

 
Reklama
 
Reklama

Jak Rozwiązać Umowę O Pracę Zgodnie Z Prawem? Forma Pisemna

Na wstępie zaznaczyć należy, że oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Wynika to wprost z przepisu art. 30 § 3 Kodeksu pracy.

Do zachowania formy pisemnej wystarcza zaś złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie papierowym lub opatrzenie treści oświadczenia w formie elektronicznej (np. scan, fax) kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

To co warto podkreślić, naruszenie wymogu formy pisemnej nie skutkuje bezskutecznością złożonego oświadczenia. Innymi słowy umowa o pracę ulega rozwiązaniu po upływie terminu wypowiedzenia, bądź ze skutkiem natychmiastowym jeśli ma miejsce rozwiązanie bez wypowiedzenia.

Tym niemniej, jeśli oświadczenie nie spełniające wymagań formy pisemnej składa pracodawca, to wówczas pracownikowi przysługują roszczenia o uznanie bezskuteczności wypowiedzenia, o przywrócenie do pracy albo o zasądzenie odszkodowania.

 
Reklama

 

Przykład:

Pracownik kadrowy w firmie Budzol sp. z o.o. wręczył osobiście pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę w postaci dokumentu opatrzonego faksymile podpisu prezesa spółki.

Takie oświadczenie choć skuteczne, naraża spółkę na roszczenia ze strony pracownika.

Chwila rozwiązania umowy o pracę

Przed pandemią COVID-19, standardem było wręczanie pracownikowi osobiście na spotkaniu wypowiedzeń o pracę. Nawet jeśli pracownik odmówił podpisania wręczonego mu oświadczenia o wypowiedzeniu o pracę, to dowodem jego złożenia była notatka ze spotkania z podpisami osób uczestniczących w takim spotkaniu w charakterze świadków.

Taka forma zapewniała swobodną rozmowę z pracownikiem, jak również gwarantowała pewność ustalenia chwili złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu, od której m.in. rozpoczynał biec okres wypowiedzenia, a także termin wniesienia odwołania do sądu pracy.

 

Jak Rozwiązać Umowę O Pracę Świadczoną Zdalnie?

Wykonywanie przez pracowników pracy w formie zdalnej zaburzyło tę praktykę. Łatwo się bowiem domyślić, że pracownik na co dzień pracujący zdalnie, wezwany do osobistego stawiennictwa do miejsca pracy, domyśli się co jest rzeczywistą przyczyną wezwania i skorzysta ze zwolnienia lekarskiego, aby przesunąć w czasie moment rozwiązania umowy o pracę.

 
Reklama

Złożenie pracownikowi pracującemu zdalnie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę wiąże się zaś z kilkoma ryzykami o czym szczegółowo poniżej.

 

Wysłanie Przesyłką Listowną Wypowiedzenia O Pracę

Wydawać by się mogło, że wysłanie do pracownika wypowiedzenia przesyłką listowną nie nastręcza trudności, gdyż nawet jeśli jej nie odbierze, to za datę złożenia wypowiedzenia należy uznać upływ 7 dnia licząc od dnia powtórnego awizowania listu. Nic bardziej mylnego.

Sprawę skomplikował przepis art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 roku o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV.

Zgodnie z jego treścią „nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów”.

Oznacza to, że nieodebrana przez pracownika przesyłka listowna zawierająca oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, może zostać uznaną za doręczoną dopiero …za kilka (jeśli nie kilkanaście) miesięcy.

 

Wysłanie Przesyłką Listowną Rozwiązania Umowy O Pracę Bez Wypowiedzenia

Jeszcze bardziej komplikuje się sytuacja, gdy wysłane przesyłką listowną oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę ma nastąpić bez okresu wypowiedzenia z winy lub bez winy pracownika.

 
Reklama

Dlaczego?

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy (art. 52§2 kodeksu pracy).

Jeśli więc pracownik uporczywie nie będzie odbierał z placówki pocztowej listu, to dopiero z upływem 15-ego dnia od dnia zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii dojdzie do rozwiązania umowy o pracę, a więc po upływie terminu 1 miesiąca, o którym mowa w w/w przepisie.

Z kolei art. 53 § 3 kodeksu pracy stanowi, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z uwagi na jego nieobecność w pracy wskutek niezdolności do pracy lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, nie może nastąpić po stawieniu się pracownika do pracy w związku z ustaniem przyczyny nieobecności.

W sytuacji gdy pracownik nie odbierze przesyłki listownej i stawi się do pracy zanim zostanie zniesiony stan zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, to pracodawca naraża się na negatywne konsekwencje prawne związane z wadliwym zakończeniem stosunku pracy.

 

Wysłanie Przesyłką Kurierską Wypowiedzenia O Pracę

Z uwagi na powyżej przedstawione ryzyka, warto rozważyć skorzystanie z usług firm świadczących usługi kurierskie. Odmowa odbioru takiej przesyłki przez pracownika nie niweczy chwili jej doręczenia, a tym samym złożenia oświadczenia przez pracodawcę.

 

Jak Rozwiązać Umowę O Pracę Za Pośrednictwem E-Mail

 
Reklama

Ta forma zakończenia stosunku pracy praktycznie istnieje od 2016 roku, kiedy został wprowadzony przepis art. 781 § 2 kodeksu cywilnego.

Przepis ten wskazuje, że elektroniczna forma złożonego oświadczenia woli jest równoznaczna ze złożeniem oświadczenia w formie pisemnej. Do zachowania tej formy wystarczy opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym treści zawierającej wolę pracodawcy o zakończeniu umowy o prace czy to z zachowaniem okresu wypowiedzenia, czy bez.

Istotnym jest zatem, że dla prawidłowości zakończenia umowy o pracy nie wystarczy załączenie w wiadomości e-mail np. skanu dokumentu zawierającym podpis pracodawcy. Koniecznym jest, aby ten dokument został opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym, który wymaga nabycia certyfikatu.

Mając na względzie, że podmioty, które mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości lub wybrały dobrowolnie taką formę, dysponują takim podpisem celem składania do KRS sprawozdań finansowych, wydaje się, że brak jest większych trudności w jego wykorzystywaniu przy rozwiązywaniu umów o pracę.

 

Służbowa Czy Prywatna Skrzynka Pocztowa

Wysłanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy powinno nastąpić na służbową skrzynkę e-mail. Jeśli zaś pracownik nie posiada służbowego adresu mailowego, to można wysłać wiadomość na skrzynkę prywatną pracownika, pod warunkiem, że uprzednio za pośrednictwem tej skrzynki komunikował się z pracodawcą.

Skorzystanie przez pracodawcę z prywatnej skrzynki pocztowej nie wykorzystywanej przez pracownika do komunikacji z pracodawcą, może go narazić na ryzyko zarzutu, że pracownik nie mógł zapoznać się z treścią maila, gdyż nie używa tej skrzynki mailowej.

Co więcej, w takim przypadku, pracodawca powinien dysponować zgodą pracownika na wykorzystanie jego prywatnej skrzynki pocztowej do kontaktu z pracodawcą. Wymóg uzyskania takiej zgody wynika z faktu, że pracownik nie ma obowiązku podawać swojego prywatnego adresu mailowego w procesie rekrutacji.

 

Dodatkowe Obowiązki

Niezależne od formy złożonego przez pracodawcę oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę, w każdym przypadku, pracodawca – przed złożeniem takiego oświadczenia – powinien upewnić się, czy pracownik nie przebywa przypadkiem na zwolnieniu lekarskim.

Zdarza się również, że pracownik po otrzymaniu oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę, tego samego dnia idzie na zwolnienie lekarskie, twierdząc następnie, że pracodawca niesłusznie wręczył mu oświadczenie.
Pewnego rodzaju praktyczną wskazówką jest doręczanie oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy (mailem, kurierem czy osobiście) na koniec dnia pracy, po uprzednim potwierdzeniu aktywności zawodowej pracownika.

Niniejszy artykuł nie wyczerpuje oczywiście wszystkich zagadnień związanych z zakończeniem stosunku pracy w czasach pracy zdalnej „narzuconej” aktualną sytuacją epidemiologiczną na świecie. Każdą sytuację warto przenalizować indywidulnie aby dopasować optymalne rozwiązanie dla potrzeb konkretnego pracodawcy, a w razie wątpliwości skonsultować z fachowym prawnikiem.

Niezależnie od niedogodności, z jakimi przyszło się zmierzyć wszystkim, zarówno tym co świadczą pracę, jak i tym którzy tę pracę oferują, rozwiązanie umowy o pracę zawsze powinno nastąpić z poszanowaniem drugiej strony oraz należytą empatią.

 

Reklama